Wenn dich die Lexware fickt

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Vorbemerkung

Ich betreibe bekanntermaßen einen Verlag. Im Rahmen dieser Verlagsgeschäfte benutze ich seit 2013 die Software »Lexware faktura + auftrag« der Firma Haufe. Grund für diese Anschaffung und den Einsatz dieser Software war der Entzug der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG durch das zuständige Finanzamt – oder anders ausgedrückt: Ich war auf einmal umsatzsteuerpflichtig bzw. – positiv ausgedrückt – vorsteuerabzugsberechtigt. Gleichzeitig erwies sich die Abwicklung von Buchverkäufen mit MS Word und Textbausteinen (statt Artikelstamm) als zu aufwendig, zeitraubend und vor allem fehleranfällig.

Keine Eignung ohne Probleme

»Lexware faktura + auftrag« ist für meine Zwecke im Großen und Ganzen gut geeignet. Ich hatte zuvor ein größeres Lexware-Paket im Test, entschied mich jedoch aufgrund zu vieler nicht benötigter Funktionen gegen dieses; selbst in »Lexware faktura + auftrag« gibt es jede Menge Funktionen, die ich gar nicht benutze (so z. B. die Lagerverwaltung, die Möglichkeit, Belege gleich zu frankieren [dieses Feature hat sich als völlig untauglich herausgestellt; es wird auch aufgrund der Anfang 2015 erfolgten Umstellung auf ein Lager beim Schaltungsdienst Lange gar nicht mehr benötigt] und andere).

»Lexware faktura + auftrag« ist natürlich nicht annähernd eine ERP-Software, das war auch gar nicht gewünscht. Dennoch gibt es so einige Punkte, die nicht gefallen. Das sind simple Dinge wie die nicht veränderbare Schriftgröße der Bildschirmdarstellung, die Notwendigkeit, bestimmte Elemente – z. B. die sogenannte Hauptnavigation – immer wieder wunschgemäß einstellen zu müssen, weil sich »Lexware faktura + auftrag« keinerlei Einstellungen merkt, das sind aber auch gravierendere Probleme wie z. B. ein fehlender Reportgenerator und insgesamt nicht wirklich sinnvolle Standardreports: So gibt es keine Liste, die aufzeigt, welcher Kunde welche Produkte gekauft hat; umgekehrt kann man nicht herausfinden, welche Artikel an welche Kunden verkauft wurden. Das sind eigentlich vorhandene Daten, es fehlen nur die programmierten Reports dazu. Oder eben ein Reportgenerator, mit dem man selbst erreichen kann, was man haben möchte.

Der Haken mit der Aktualität

Sehr viel problematischer ist jedoch eine Politik der Firma Haufe im Zusammenhang mit Lexware-Programmen, die ich hier einmal als »Updatepolitik« bezeichnen möchte.
Haufe bietet für »Lexware faktura + auftrag« – wie auch für andere Lexware-Programme – eine sogenannte Aktualitätsgarantie an. Darunter könnte man jetzt vielleicht Updates verstehen, eine Art Abonnement, das sich z. B. jährlich verlängert und einem Nutzer immer eine aktuelle Programmversion beschert.
Leider ist dem nicht so. Die sogenannte Aktualitätsgarantie läuft ein Jahr. Ein Kalenderjahr. Nicht mehr, nicht weniger. Während dieses Jahres bekommt man alle Updates zum Download angeboten. Das sind allerdings i. d. R. nicht mehr als zwei. Im Herbst bekommt man dann eine neue Scheibe zugeschickt.
Zum Anfang des neuen Jahres muss man dann die Aktualitätsgarantie verlängern, indem man die Software wiederum kauft. Passt man nicht auf, bekommt man noch einmal eine Scheibe, die mit der letzten identisch ist. Diese Version muss man dann über die vorherige drüber installieren. Und aktivieren.
Und so weiter, und so fort.

Problem dabei ist nicht nur dieser Ablauf, den man deutlich einfacher gestalten könnte – und es gibt genug Beispiele, wie so was geht: Software einmal kaufen, die Aktualitätsgarantie ggf. automatisch verlängern lassen, und die jeweiligen Updates und neuen Programmversionen über’s Internet beziehen. Ich weiß nicht, wo das Problem ist.
Ich weiß auch nicht, warum die zum Jahresanfang gekaufte DVD eine Seriennummer hat, das Update im Jahresverlauf eine weitere, die DVD zum Jahresende noch einmal eine weitere, und im nächsten Jahr geht das lustig so weiter. Benutzt man die Software auf zwei verschiedenen Rechnern – meine Problemstellung, die an diesem Beitrag mitverantwortlich ist; siehe dazu weiter unten –, so gerät man hier ohne Probleme in große Probleme. Denn freilich lässt sich eine Seriennummer immer nur einmal aktivieren, und versucht man dies auf einem zweiten Arbeitsplatz, dann bekommt man einen Fehler präsentiert. Eine der anderen Seriennummern funktioniert freilich nicht (mehr), und wenn doch, dann ist dies auf direktem Weg in die Tragik führendes Zeichen für ganz andere Probleme.

Es gibt natürlich noch die eine oder andere Kleinigkeit. Man sollte z. B. nicht versuchen, die Software auf einem anderen Laufwerk als C: zu installieren. Das Setup bietet die Möglichkeit zwar an, das Setup läuft dann auch durch – aber die Software funktioniert hinterher nicht.

Back-up-Funktionen als Scherzgenerator?

Ein gutes Programm, dessen Funktionen auf einer Datenbank basieren – die übrigens schwer den Eindruck einer MS-Access-Elternschaft macht –, verfügt natürlich über Möglichkeiten zur Datensicherung. Die haben bei »Lexware faktura + auftrag« allerdings einige Eigenheiten.
Es gibt zwei Funktionen: »Datensicherung« und »Rechnerwechsel«. Beide Bezeichnungen sind irreführend.
Die »Datensicherung« wird einmal täglich bei Programmbeendigung angemahnt. Benimmt man sich als ordentlicher Nutzer und führt sie in der sicheren Gewissheit durch, alles für die Sicherheit seiner Daten getan zu haben, wird man spätestens dann ein böses Erwachen erleben, wenn man Daten über einen längeren Zeitraum wiederherstellen muss. Das bedeutet nämlich, dass man ausnahmslos alle (!) Datensicherungen, die man Tag für Tag erzeugt hat, eine nach der anderen wieder einspielen muss.
Das »richtige« Back-up hingegen ist der »Rechnerwechsel«. Denn der macht tatsächlich ein Back-up aller Daten, die »Lexware faktura + auftrag« benötigt, um nicht nur auf einem anderen – »Rechnerwechsel«, sic! –, sondern auch auf dem gleichen Rechner nach einem Problem wieder zu laufen – freilich auch mit all den Daten, die man im Laufe der Nutzung selbst erzeugt hat: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, rah-bla-bla-bla.

Man kann sich fragen, was sich die Programmierer dabei gedacht haben. Arbeitet man jedoch hauptberuflich wie ich eh im Metier, macht man sich solche Gedanken nicht mehr. Man will einfach nicht wissen, was die wieder gesoffen oder geraucht (oder beides) haben, und warum offensichtlich kein Programmierer wirklich in der Lage ist, sich einen Drogendealer anzulachen, der qualitativ einwandfreie Drogen liefert.
Aber das nur nebenbei.

Trügerische Sicherheit

Hat man erst einmal herausgefunden, dass der »Rechnerwechsel« die Rettung ist, dann befindet man sich immer noch auf sehr dünnem Eis. Denn wenn man garantiert nicht damit rechnet – und es auch gar keinen Grund gibt –, wird man mit der Fehlermeldung »Es konnten keine SQLite Datendateien gefunden werden« erfreut, wenn man versucht, die gesicherten Daten zurückzuspielen. Damit das Spiel auch wirklich lustig wird, haben die Programmierer dafür gesorgt, dass sich »Lexware faktura + auftrag« nach dem ersten Auftauchen dieser Fehlermeldung niemals wieder starten lässt.

Wie sich das Problem ergibt? Die Szenarien können unterschiedlich sein, und die Fehlermeldung ist auch nicht auf »Lexware faktura + auftrag« beschränkt, glaubt man den einschlägigen Hilfeforen (die alles bieten, nur keine Hilfe; doch dazu später).
Mein Szenario sah so aus:

  • Ich wollte in Urlaub fahren.
  • Als Alleinverleger – ganz allein ‹schluchz›, nicht mal die Frau hilft mit – sollte ich dafür Sorge tragen, auch im Urlaub bestellte Bücher liefern zu können; der Schaltungsdienst Lange hilft gerne mit, benötigt aber Belege: Lieferscheine, Rechnungen.
  • Also betreibe ich neben einem Hauptrechner – mit vier Displays, also nicht transportabel – noch ein Notebook.
  • Auf beiden Rechnern läuft »Lexware faktura + auftrag«.
  • Vor dem Urlaub erstellte ich auf dem Hauptrechner ein Back-up nach dem »Rechnerwechsel«-Motto.
  • Auf dem Notebook aktualisierte ich »Lexware faktura + auftrag« auf den gleichen Stand wie auf dem Hauptrechner und importierte das »Rechnerwechsel«-Back-up.
  • Das ging problemlos.
  • Im Urlaub arbeitete ich mit »Lexware faktura + auftrag« auf dem Notebook.
  • Alles problemlos.
  • Nach dem Urlaub sollten die während des Urlaubs produzierten Daten wiederum mit einem »Rechnerwechsel«-Back-up zurück auf den Hauptrechner transportiert werden.
  • Allein: »Es konnten keine SQLite Datendateien gefunden werden« hieß es.
  • Und das war’s.

Dass sich »Lexware faktura + auftrag« nach dem erstmaligen Auftreten dieser Fehlermeldung nicht mehr starten ließ – es kam immer nur die genannte Fehlermeldung, ein Okay-Button und sonst nichts –, kann man eigentlich nur als unfreundlichen Akt seitens kundenunfreundlich eingestellter Softwareprogrammierer interpretieren. Oder als das Ergebnis von Sauftouren, Drogenorgien oder Kombinationen aus diesen. Ich erwähnte das schon.

Probleme und das falsche Lösungsmittel

Sucht man im Internet nach der Fehlermeldung, findet man schnell Hilfe. Die ist ganz einfach: »Lexware faktura + auftrag« deinstallieren, Rechner neu starten, »Lexware faktura + auftrag« neu installieren, jedoch nicht starten, sondern gleich updaten (oder vielleicht doch die beim Setup angebotene aktuellste Version gleich aus dem Internet herunterladen und installieren?), dann starten, ratlos die Musterfirma aktivieren, dann die Daten importieren und … »Es konnten keine SQLite Datendateien gefunden werden«.
Das Vorgehen in verschiedensten Varianten war niemals von Erfolg gekrönt, sondern immer … »Es konnten keine SQLite Datendateien gefunden werden«.
Danke.

Aber die Firma Haufe hat ja eine Supportabteilung. Auf die wird auch hingewiesen, wenn die auf breiter Front angebotenen Tipps – siehe vorher – nicht funktionieren. Die Supportabteilung für den Installationssupport ist nicht zuständig; sie kümmert sich nur um Erstinstallationen. Wenn man wegen des Problems und überhaupt schon zwei, fünf, elf oder einunddreißig Installationen durchgeführt hat, ist der Techniksupport zuständig.
Den erreicht man nur über eine 0900er Nummer. Allerdings auch nur, wenn man nicht – wie ich – hinter einer Telefonanlage lebt, bei der alle 0190er und 0900er Nummern gesperrt sind. Es gibt natürlich die – teurere – Alternative Mobilfunk, wenn man nicht – wie ich – in einem Gebiet lebt, in dem die Verbindungsqualität innerhalb des Gebäudes – ergo: der Wohnung, am betroffenen PC-Arbeitsplatz – gerade einmal EDGE-Qualität bietet, jedoch bei nicht stabilen Verbindungen.

Und außerdem hatte ich langsam keinen Bock mehr. Software, die sich so aufführt, hat keine Gnade verdient. Hersteller (oder auch nur Vertriebler) wie Haufe, die sich so aufführen, sind indiskutabel.
Allerdings beschäftige ich mich beruflich, nebenberuflich und hauptberuflich seit Mitte der 80er Jahre mit Computern und Software, seit 2000 hauptamtlich. Neben reichlich angehäuftem Wissen erlangte ich auch Erkenntnisse, und eines der wichtigsten ist: Ursache ist immer eine Lappalie. Und die Zweitwichtigste: Es gibt immer einen Weg. (Die Dritte ist keine Erkenntnis, sondern eine Aussage: Fick dich selbst, Programmierer!)

Und die Lösung –

Eigentlich war es ganz einfach. Irgendwo müssen ja die Daten liegen, dachte ich mir. Eine Datenbank ist gerne mal ein Problem – wenn es eine SQL-Datenbank o. ä. ist. Hier fand ich aber mdb- und ldb-Dateien und dachte mir: So weit weg von MS Access kann das nicht sein, also …
Ein Vergleich zwischen Hauptrechner und Notebook ergab, dass die Daten auf dem Hauptrechner unter I:/Program files (x86)/Lexware/f+a/Daten zu finden waren, auf dem Notebook unter C:/ProgramData/Lexware/faktura + auftrag/Daten. Die Inhalte beider Verzeichnisse waren – abgesehen von Datumsangaben und leichten Abweichungen in der Größenangabe mancher Dateien, die sich leicht als Dateien identifizieren ließen, die durch den Softwaregebrauch zwangsläufig aktualisiert wurden – identisch. Die Lösung war nah:
Die Daten auf dem Notebook waren okay, aktuell, die Software funktionierte dort. Ich legte ein letztes »Rechnerwechsel«-Back-up an. Auf dem Hauptrechner installierte ich »Lexware faktura + auftrag« frisch und nagelneu, mit allem Drumherum. Dann kopierte ich den Inhalt des Datenverzeichnisses vom Notebook in das Datenverzeichnis auf dem Hauptrechner.
Der erste Programmstart erfolgte fehlerfrei und nach der Einstellung der richtigen Firma – »Lexware faktura + auftrag« verwaltet mehrere Firmen, wenn man möchte – schien alles okay.
Später zeigte sich, dass es noch notwendig war, mit einer einfachen »Datensicherung« (nicht mit dem »Rechnerwechsel«) die vorhandenen, eigenen Formulare wiederherzustellen – und nur diese, sonst nichts.
Und danach lief die Software wieder rund.

Meine Problemlösung in der Zusammenfassung für ein Szenario wie meines lautet also:

  • Man sorgt hübsch für identische Programmversionen auf beiden Rechnern.
  • Man legt auf dem Rechner, auf dem man jeweils zuletzt gearbeitet hat, beide Arten von Back-ups an, »Datensicherung« und »Rechnerwechsel«; damit fährt man auf jeden Fall gut.
  • Sollte man den Rechner wechseln müssen, kopiert man das Datenverzeichnis von dem einen auf den anderen Rechner.
  • Man startet die Software, nimmt ggf. Feineinstellungen vor, checkt das Vorhandensein der eigenen Formulare und stellt diese ggf. mit der letzten einfachen »Datensicherung« wieder her (nur die Formulare, das kann man auswählen).

Ich für meinen Teil gehe freilich noch weiter. Ich habe mit einer Synchronisationssoftware (vulgo: ViceVersa) Back-up-Jobs auf beiden Rechnern eingerichtet, mit denen ich alle Verzeichnisse der »Lexware faktura + auftrag« sichere. Jeden Tag. Ggf. auch außer der Reihe, auf Wunsch und Anforderung.

Fazit

Ich benutze »Lexware faktura + auftrag« natürlich weiter. Die Software taugt für meine Zwecke, wie es scheint. Dass sie nicht fehlerfrei ist, hätte mich auch gewundert. Dass sie sooo zickig ist, hatte ich zwar nicht erwartet, aber ich bin immer noch flexibel genug, um mich der Herausforderung zu stellen. Und letztlich …

Wenn dich die Lexware fickt – sei eine Möwe: Scheiß drauf.

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